Jak na TO-DO listy - time management díl 2.

středa 28. září 2016

Asi před sto lety jsem napsala článek o diáři a jak zefektivnit jeho používání, slíbila jsem pokračování a dnes tu tedy máme tipy na to-do listy neboli seznamy věcí, které zkrátka musíme udělat. 

Nevím, jaký máte vy vztah k těmto připomínačům povinností, ale já bych bez nich své přeplněné dny nezvládla. Pokud jste totiž jako já a zapomínáte občas i vlastní jméno, jsou tyhle seznamy nutnost. Ono si totiž člověk v hlavě řekne musím udělat to a to a je přece zbytečný to psát, takovouhle věc nezapomenu, ale potom uděláte milion dalších věcí, přijdete domů a najednou puf, v hlavě prázdno. 
Ať už jsme mluvili o diáři nebo dnes o to-do listech, organizovanost a určitá systematika je klíčová pro úspěch a  pro vaši produktivitu. Důležité je ale uvědomit si, že to není náhlá změna, novoroční předsevzetí, od zítřka začnu...je to ve své podstatě cesta za svým lepším, výkonnějším já. Pro mě samotnou je tohle motivace, protože dokonalost je pro mě uhrančivé kouzlo, které přestože je nedosažitelné, budí ve mně touhu stát se Bree ze Zoufalých manželek. :D 
Vy to tak samozřejmě mít nemusíte, ale pravděpodobně máte plný zuby, jak stále prokrastinujete, protože ruku na srdce, proč jinak byste klikli na můj článek? 

Za další - i já si uchovávám svoje líné já, mám ho ráda a s časem jsem se ho naučila i hýčkat. Na naší škole je totiž příliš mnoho příliš produktivních lidí, ale bez osobního života, bez názorů a především už ani neumí mluvit o ničem jiném, než je škola. Proto nezapomínejte se i občas vyvalit na postel, pustit si Zoufalky, popíjet kafe a zvysoka kálet na svoje povinnosti (aspoň tak to dělám já). 

No a teď když už jsem vás zmátla natolik, že vlastně vůbec nevíte, jestli pracovat nebo ne, pustíme se do toho a tedy můj systém to-do listů. 

1. Dejte do kupy své pomocníky



Já potřebuji dva deníky/sešity a příležitostně mobil. 
První deník slouží k celkovému přehledu, sem píšu všechno, co mě napadne, a proto ho nosím vždy s sebou v kabelce. Zachrání vás před tím nešťastným zapomínáním a navíc získáte nadhled, protože všechny povinnosti máte na jednom místě, umíte si představit časový horizont a realisticky zhodnotit, jak na tom jste (většinou špatně). Řekněme, že zde mám napsané věci na týden, max. dva dopředu. 
Druhý deník je denní to-do list. Pokud se chystám psát plán na daný den, otevřu oba a z prvního sešitu vybírám položky, které se mi hodí udělat v ten určitý den, plus samozřejmě momentální nutnosti, které se vyskytly a je zbytečné je psát do toho celkového - např. umýt nádobí, vyprat prádlo, dojít nakoupit. 
Mobil je taková poslední první pomoc. Využívám kalendářní aplikace, která je dle mého ideální pro kluky a všechny IT nadšence, pro které je papír a tužka přežitek. Do mobilu zapisuji, pokud nemám čas hledat svůj všeználkový sešit nebo ho u sebe zrovna nemám. 



2. Plánujte každý den v podobný čas

Osobně tento bod ne vždy dodržuji, protože pro mě je psaní to-do listů automatické a většinou vždy mám alespoň můj celkový sešit něčím zaplněný. 
Přeci jenom bych tuto radu nepodcenila a především u těch, kteří teprve s time managementem začínají a jejich život doteď probíhal podle toho, jak to přišlo. :D Říká se, že trvá nějakých dvacet dní, než se vytvoří zvyk a tím, že budete dělat stejnou činnost ve stejný čas, ten zvyk prohlubujete.

3. Buďte realistou alespoň na chvíli

Asi je jasné, že práci na týden nestihnete za jeden den. Stejně tak je jasné, že toho nestihnete tolik v krátký den, jako v ten dlouhý (pokud máte rozvrh každý den jiný). Dávat si velké ambice je životně důležitá věc, ale pro rozkouskování vašeho dne je na chvíli strčte do kouta. Pokud víte, že vás čeká časově/psychicky/fyzicky náročná činnost (mytí oken, napsání eseje atd.), buďte na sebe hodnější a přidejte jen lehké a snesitelné věci, nad kterými už nestrávíte tolik času. 
Bohužel nenaučíte se to jinak než cvikem a časem už budete dobře znát své schopnosti natolik, že nad tím nebudete ani přemýšlet. 



4. Pište konkrétně

Určitě nedoporučuji psát v bodech jako úkoly, uklidit, e-maily apod. Jaké úkoly máte udělat? Co potřebujete uklidit? Komu musíte odepsat? Nejenom, že byste měli být specifičtí, ale přidávejte slovesa - udělat úkol z matematiky, uklidit koupelnu, odepsat p. Novákové. Je to takový malý mind trick, jak nakopnout svoji lenost. 


5. Jděte na to chytře


Všichni víme, že odškrtání hotových úkolů je nejbáječnější věc. Občas se moříme jenom proto, že nás těší vidina přeškrtlého písma. Proto, než si napíšete závratný cíl, zapřemýšlejte, zda by se nedal rozdělit na několik jednodušších kroků. 
Všimněte si, že jsem napsala dodělat referát, není to děsivé napsat referát, ale už mi chybí pouze ho dodělat. Znamená to, že už jsem si práci rozložila, dělala ji postupně a moc toho nezbývá. 
Podívejme se na to podrobněji. Ve škole se dozvíte, že musíte napsat referát o první světové válce a máte na to týden. Vezmete tedy svůj první deník a napíšete "napsat referát - první světová válka". Přijdete domů, otevřete druhý deník, ale nenapíšete znovu "napsat referát", ale v hlavě si začnete strategicky práci rozdělovat. Váš plán potom může vypadat takhle:
  1. založit dokument a naformátovat si ho
  2. najít internetové zdroje
  3. dojít do školní knihovny
  4. připravit si osnovu
  5. napsat první bod (druhý, třetí, čtvrtý atd.)
  6. napsat závěr 
  7. vytisknout a poslat  
Najednou máte několikabodový seznam, do kterého se vám bude chtít o mnohem víc, protože dané body jsou více zvládnutelné. Daný den si potom můžete napsat jen první dva body a vaše práce skončí příjemným odškrtnutím.

6. Mějte systém

Držte se toho, co jste si určili a to do té doby, než najdete něco lepšího. Vaše zvyky ale nepodpoří neustálé změny. Jeden den se rozhodnete, že budete věci fajfkovat, druhý den škrtat, třetí den zvýrazňovat barvami, další den se rozhodnete vše psát do jednoho sešitu a potom chaos. Chápete, kam tím mířím? Způsobů je spoustu (viz. fotky), ale je dobré se chytnou jednoho a nepustit. Zkrátka na troše rutiny není nic špatného. 


8. Stanovte si priority

Já vím, do těch hnusů se nám zkrátka nechce. Popravdě já jsem stále nepřišla na způsob, jak periodicky a bez odmlouvání vždy začít s tím nejhorším. Každopádně když už se tak stane, život je jednodušší. 

9. Nikdo není dokonalý

Ať už se snažíme, jak chceme, tu a tam nám nějaké položky na seznamu zůstanou. Není třeba nadávat si do ničemů, ale poperte se s tím důstojně. Zbývající položky označte (já to dělám křížkem) a přesuňte na další den. A potom se postarejte, aby následující den zmizely nadobro. 


10. Udržujte pořádek

I vaše to-do listy by měly být organizované, přehledné a pro oko atraktivní. Proto svůj celkový deník jednou za čas přepíšu. Zbylé položky, které jsou už v poškrtaném seznamu špatně viditelné, napíšu na nový list a začínám jakoby odznovu. 


BONUS:

A když dojde motivace, stále je tu Youtube s nepřeberným množstvím rad a tipů, já mám v oblibě Matthewa Husseyho a zrovna toto video by mohlo být nápomocné i pro vás.


Mějte se krásně a plánujte!

:)

14 komentářů:

  1. Super článek, hodně motivující :) určitě se to pokusim využít :)

    OdpovědětVymazat
  2. To-do listy poslední dobou zanedbávám, ale dost mi pomáhají utřídit si myšlenky a nezapomínat na drobné úkoly, které se vždy nějakým záhadným způsobem nahromadí. Odškrtávání je samozřejmě nejlepší. Líbí se mi tvůj nápad se dvěma sešitky, nicméně už s sebou tahám diář, nepostradatelná to věc.
    x
    www.introvertnisvet.blogspot.cz

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Já je také nepíšu úplně každý den ;) Zkus si pořídit nějaký malinký notýsek, aby ti neupadla ruka, až budeš tahat kabelku! :D

      Vymazat
  3. Bree ze Zoufalých manželek, hehe, krásný přirovnání :-)
    Mírně OT - ten vlk na fotkách, to je obal nebo kapsa neboooo ... ??? díky

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Vlček je takový obal, používám ho na mobil. :) Přítel to dostal zadarmiko na festivalu, tak nevím, zda bude někde k dohledání.

      Vymazat
  4. Na jednu stranu strašně moc souhlasím a na druhou stranu jsem v opozici.
    Sama si píšu poznámky, co kdy udělat a pod - hlavně v práci. To, že doma musím umýt nádobí si nepíšu - vidím. :D
    Na druhou stranu mi některé rady připadají až moc strojové.
    Piště v ten samý čas úkoly, udělejte si pořadí a výkon práce, zvyknete si na rituál - všechno ano i ne.
    Den je stejně dynamický a proměnný jako my. Ano - plánujme, ale nebuďme na tom závislé.
    Pak se stane, že nám do krásně naplánovaného dne něco neplánovaně skočí a my se budeme akorát stresovat a zoufat si, jak se nám to bortí jako domek z karet.

    Ale sama si píšu co kdy udělat, oslavit, komu zavolat a pod. To s tím přeštnutým úkolem je pravda pravdoucí. Krásný pocit.

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Když to všechno záleží...plánování by mělo být zábava a posila schopností, které už máme. Člověk, který se tím cítí "zmanipulovaný" nebo ho to obtěžuje, dělá něco špatně - dává si toho moc, špatně rozpoznává priority, neumí se odměňovat, nemá disciplínu. Plánování je naším sluhou, my nejsme otrokem svého plánování.
      A věřím, že disciplína je velmi důležitá, pokud jde o lenochy, co nikdy nic neplánovali a svůj úspěch měří dle dosáhnutého levelu ve stupidní hře na mobilu. Aby si člověk vypěstoval zdravé zvyky a bral plánování jako samozřejmost každodenního dne, musí do sebe tuhle činnost zapracovat jako čištění zubů a to lehkomyslným způsobem nedokáže. To je jako kdyby tlustý člověk chtěl zhubnout, ale každý den by se za své hubnutí odměňoval dortem. Někdy je discplína na místě, člověk, který už má o tom nějaké povědomí, už se nemusí tolik kontrolovat.
      Nebo aspoň tak to vidím já. :)

      Ale chápu tvůj pohled na věc. ;)

      Vymazat
  5. Super článek v pravý čas! :) Jako vždy.
    Poslední dva týdny byly pro mě peklo, stanovila jsem si moc vysoké priority - přišla jsem domů, dala si chvilku pauzu a učila se. Pak jsem si udělala večeři a šla spát. Není divu, že jsem se čtvrtek, pátek zhroutila.
    Takže tvoje rady jsou víc než nápomocné, díky! :)

    gingerjannie.blogspot.cz

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Jsem strašně ráda, že ti pomohl! :) Dej vědět, jak jsi na tom teď! :)

      Vymazat
  6. aj ja si zapisujem co mam splnit a co nie inak by som mala velku hlavu ako melon je to dobre si zapisovat asúpm to mame na paperu nie len v hlave :)

    http://teenmumy.blogspot.sk/

    OdpovědětVymazat

Děkuji za Váš čas. :)